حسابداری مدیریت

انواع حسابداری

حسابداری مالی: در حسابداری مالی بعد از ثبت داده ها برای اطلاع استفاده کنندگان از اطلاعات مالی، بر طبق اصول گزارشگری برون سازمانی ( هدف 3  مقدمه)گزارش تهیه و ارائه می نماید.یعنی تاکید بر گزارش های بیرون سازمانی دارد.

حسابداری مدیریت: اطلاعات  مالی و سایر اطلاعات را با هدف کمک به تصمیم گیری مدیران جهت دستیابی به هدف های سازمان اندازه گیری و گزارش می کند و هدف های فوق به غیر از هدف 3 را انجام می دهد. در حسابداری مدیریت، طبق هدف 5 گزارشگری انجام می شود ولی درون سازمانی می باشد و بدون نیاز به رعایت همه استانداردهای گزارشگری. برای مثال در مورد هزینه یابی، به جای سیستم جذبی می توان از سیستم متغیر که اطلاعات مدیریتی بیشتری ارائه می دهد، استفاده کرد. یعنی تاکید بر گزارشگری درون سازمانی دارد.

حسابداری صنعتی: در این سیستم، اطلاعات مالی و غیرمالی در مورد تحصیل و مصرف منابع و تولید کالا را تهیه و برای حسابداری مالی و حسابداری مدیریت به صورت گزارش ارائه می دهد. در حسابداری صنعتی هدف محاسبه بهای تمام شده تحصیل کالا یا خدمات می باشد.

- در حسابداری صنعتی نوین، مدیر به عنوان مشتری حسابداری است و محصولات و خدمات عرضه شده به مشتریان بیرونی نیز باید با کیفیت بالا در موعد مقرر تحویل گردد. در حسابداری مدیریت، رعایت برخی اصول حسابداری الزامی نمی باشد و اطلاعات با هردو گروه داخل سازمانی و برون سازمانی رد و بدل می شود. از مهم ترین وظایف مدیران، مدیریت هزینه می باشد.

مدیریت هزینه: به معنی عملیاتی که ضمن جلب نظر و رضایت مشتریان به طور پیوسته، هزینه ها را کنترل و کاهش می دهد.

بهای تمام شده: منابع از دست رفته برای تحصیل کالا و خدمات مورد نیاز که اثر آن دریک یا دو دوره مالی قابل ردیابی است.

هزینه:بهای تمام شده ای که منابع مورد انتظار آن حاصل شده و در برابر درآمدهای آن دوره قرار می گیرد. اثر آن در یک دوره قابل ردیابی است و برای ادامه فعالیت جاری موسسه، ناچار به پرداخت آن می باشد، مانند هزینه های فروش، مالی، تولیدی.

زیان:اگر کالا یا خدمات خریداری شده بدون آنکه از آن نفع مطلوب حاصل شود، ارزش خود را از دست می دهد، زیان حاصل می شود. یعنی منابع را از دست داده ولی چیزی عاید نشده است.

نیروی کار:تلاش فکری یا بدنی عوامل انسانی که در تولید کالا و خدمات دخالت دارند. بهای پرداختی در مقابل استفاده از این تلاش نیروی انسانی، دستمزد خوانده میشود.

بودجه:انتظارات مدیریت از عملکرد واقعی شرکت برای یک دوره مالی مشخص در آینده.

بهای تمام شده فرصت: ارزش قابل اندازه گیری منافعی که شرکت در صورت انتخاب گزینه هایی که پیش رو داشت بدست می آورد را بهای تمام شده فرصت گویند.

بهای تمام شده تفاضلی: بهای تمام شده راه حل های مختلف می باشد.

مبنای ارزش گیری: در حسابداری مالی، معیار و مبنا قیمت گذاری و ثبت، بهای تمام شده تاریخی می باشد ولی مبنای اندازه گیری در حسابداری بهای تمام شده، می تواند پولی (ارقام ریالی تاریخی) ویا فیزیکی (ساعات کار نیروی انسانی، ساعات کار ماشین، تعداد کالاهای تولید شده) باشد.

بهای اولیه تولید: به مجموع مواد مستقیم و دستمزد مستقیم، بهای اولیه تولید گویند.

بهای تبدیل:به مجموع دستمزد مستقیم و سربار تولید، بهای تبدیل گویند.

هزینه تولید (هزینه ساخت، بهای تولید):به مجموع مواد مستقیم، دستمزد مستقیم و سربار ساخت هزینه تولید گویند.

رویکرد هزینه و منفعت

یعنی معیار اصلی برای انتخاب یک سیستم حسابداری این است که با توجه به هزینه ای که در راه دستیابی به سیستم حسابداری به مصرف می رسد، تا چه اندازه می تواند سازمان را در راه تامین هدف هایش یاری دهد.

برنامه ریزی و کنترل

تعیین هدف ها و پیش بینی نتایج حاصل از روش های مختلف برای دستیابی به هدف ها و سپس تصمیم گیری در مورد شیوه تامین هدف های مورد نظر .از آنجا که پیگیری اهداف توسط مدیران انجام می شود باید با انواع مدیران آشنا شد.

انواع مدیران

مدیران صف:به طور مستقیم مسئول تامین اهداف سازمان هستند. برای مثال مدیر بخش تولید باهدف دستیابی به سود عملیاتی مشخصی، ضمن رعایت قوانین زیست محیطی و تامین سلامت کارکنان، محصولاتی با کیفیت مشخص ارائه می دهد.

مدیران ستاد:هدف مدیر ستاد، ارائه مشاوره و کمک به مدیر صف است. مانند حسابدار مدیریت که اطلاعات مقایسه ای مفصلی  در رابطه با عملیات و هزینه اجزای مختلف تجهیزات برای سرمایه گذاری جدید برای مدیر واحد تولیدی ارائه می دهد.

معاون (مدیر) مالی: یک مقام ارشد سازمانی که مسئولیت وی نطارت بر عملیات مالی سازمان می باشد. معمولا مدیران مالی، در اغلب سازمان ها در زمینه های زیر فعالیت می نمایند:

1) وظایف کنترلی: شامل کنترل تهیه اطلاعات مالی جهت ارائه گزارش به مدیران وسرمایه گذاران می باشد.

2) مدیریت خزانه: شامل تامین مالی کوتاه و بلند مدت، مدیریت امور بانکی، مدیریت ارزی، اوراق بهادار و… می باشد.

3) امور مالیاتی: شامل برنامه ریزی امور مربوط به مالیات بر درآمد ومالیات بین المللی می باشد.

4) حسابرسی داخلی: شامل بررسی و تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مالی وغیرمالی به منظور حصول اطمینان از صحت گزارش های مالی و رعایت خز مشی ها و رویه های سازمان می باشد. البته معمولا حسابرس داخلی به طور مستقیم توسط هیات مدیره تعیین می شود و می تواند جدا از مدیر مالی باشد.

کنترلر (رئیس حسابداری): یک مقام اجرایی مالی است که اصولا مسئولیت حسابداری مدیریت و حسابداری مالی را بر عهده دارد. اگر چه وظیفه کنترلی که جنبه صفی داشته باشد، انجام نمی دهد اما از طریق گزارش و تفسیر داده های ذیربط می تواند روی مدیریت اعمال نفوذ کند و او را به اتخاذ تصمیمات بهتر و آگاهانه تر راهنمایی نماید. کنترلر توسط مدیر مالی تعیین می شود.

وظایف حسابداری مدیریت

1) گزارشگری و دفترداری:جمع آوری داده ها از قبیل ثبت خرید وفروش، حقوق و دستمزد و ارائه گزارش قابل اعتماد به تام سطوح مدیریت

2) جهت دهی: روشن کردن مساله ها و فرصت هایی که مدیر باید به آنها توجه کند از قبیل برجسته کردن بازارهای روبه رشد، که شرکت باید تمرکز و سرمایه گذاری بیشتری روی آنها انجام دهد.

3) حل مشکل: بررسی راه حل های گوناگون و مقایسه آنها به منظور آشنایی بهترین روش دستیابی به اهداف سازمان،، مانند مقایسه مزایای اجاره وسیله نقلیه به جای خرید آن یا برعکس.

مدیریت هزینه 

مجموعه تلاش مدیریت برای جلب رضایت مشتریان با حفظ کیفیت، همراه با کاهش و کنترل هزینه ها را مدیریت هزینه گویند.

موضوعات مدیریت نوین در جهان

1) رضایت مشتری:اولویت نخست تامین رضایت مشتری می باشد.

2) عوامل اصلی موفقیت: به عوامل کنترل هزینه و زمان تولید، افزایش کیفیت و نوآوری، عوامل اصلی موفقیت گویند. ازجمله پیش شرط های موفقیت بیشتر سازمان توجه به خواسته های مشتریان در بهبود عوامل، کاهش بهای تمام شده، افزایش کیفیت، توجه به زمان نوآوری می باشد.

3) تجزیه وتحلیل زنجیره ارزش:یعنی مجموعه کارکردهای تجاری در رابطه با یک محصول یا نوعی از خدمت از ابتدا تا انتها مورد توجه قرار می گیرد. این کارکردها دو جنبه مرتبط به هم دارند:

الف) تلقی هریک از کارکردهای سازمانی به عنوان یک عامل اصلی و ارزشمند

ب) یکپارچه کردن و هماهنگ کردن فعالیت های کارکردهای سازمانی علاوه بر بهبود توانایی های هریک از کارکردهای فردی سازمان.

4) بهبود مستمر و ارتقای سطح عملکرد خود برای رقابت با بهبود دائمی عملکرد رقبای بازار

5) توجه به عوامل داخلی (مانند توجه به هریک از بخش های زنجیره ارزش و هماهنگ کردن آنها) و خارجی (توجه به عرضه محصولات جدید رقبا ویا تغییر سلیقه مشتریان).

استراتژی

استراتژی عبارتست از مجموعه ای از اهداف و برنامه های عملی خاص که با اجرای آنها به مزیت رقابتی مطلوب دست می یابند.

هزینه: از دست دادن منابع برای دستیابی به هدفی خاص در موسسه.

موضوع هزینه: هرچیزی که اندازه گیری مجزای هزیزنه آن مورد نیاز است. مانند محصولات، خدمت، طرح، دوایر، فعالیت و بررسی کیفیت، دایره ای از زمان که میزان آلودگی هوا را بررسی می کند.

هزینه مستقیم: هزینه ای که هم با موضوع هزینه مرتبط است و هم با روشی مقرون به صرفه قابل ردیابی به موضوع هزینه است مانند مواد اولیه ای که در تولید محصول بکار رفته است.

هزینه غیرمستقیم: هزینه ای که با موضوع هزینه مرتبط است ولی ردیابی آن به موضوع هزینه با استفاده از یک روش مقرون به صرفه امکان پذیر نمی باشد بلکه با یک روش تخصیص مناسب، به موضوع هزینه تسهیم شود مانند برق مصرفی برای تولید محصول.

قرارداد: در تسهیم هزینه به موضوع هزینه، برای هزینه مستقیم عبارت ردیابی هزینه و برای هزینه غیرمستقیم عبارت تخصیص هزینه را بکار می بریم.

اهداف تخصیص هزینه ها 

1) ارائه اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات اقتصادی

2) ایجاد انگیزه در مدیران و کارکنان

3) توجیه هزینه ها یا محاسبه مبالغی که باید بازپرداخت شود

4) اندازه گیری سود و تعیین ارزش دارایی ها برای ایفای تعهدات قانونی و مقرراتی گزارشگری برون سازمانی

روش های شناسایی هزینه ها 

1) روش سیستماتیک: مانند استهلاک که مخارج متحمل شده ابتدا از بهای تمام شده دارایی کسر و پس از آن به هزینه تبدیل می شود.

2) روش علت و معلولی: مانند محاسبه بهای تمام شده که ابتدا مخارج به دارایی واسط مانند موجودی کالا منتقل و سپس با درآمد و هزینه مرتبط می شود.

3) شناسایی بلادرنگ: مانند هزینه تعمیر اثاثه که بلافاصله با شناسایی به عنوان هزینه دوره منظور می شود.

عوامل موثر بر طبقه بندی هزینه ها به مستقیم و غیرمستقیم

1) اهمیت هزینه: هرقدر مبلغ هزینه موردنظر بیشتر باشد، احتمال ردیابی آن به موضوع هزینه با استفاده از روشی مقرون به صرفه، افزایش می یابد. برای مثال هزینه هر برگ فاکتور که مبلغ ناچیزی است به صرفه نیست که قیمت تمام شده این برگ را به هریک از مشتریان ردیابی کنیم پس هزینه غیرمستقیم است.

2) فناوری جمع آوری اطلاعات:پیشرفت فن آوری به حسابداران کمک می کند تا بتوانند هزینه های بیشتری را به عنوان هزینه مستقیم طبقه بندی نمایند. برای مثال با کمک بارکد می توان مقداری از هزینه ها را به محصولات ردیابی کرد، بنابراین به هزینه مستقیم تبدیل می شود.

3) طرح عملیات: طرح تشکیلات بر فرآیند طبقه بندی هزینه ها اثر می گذارد. برای طبقه بندی هزینه به عنوان مستقیم، همه تجهیزات سازمان باید برای تولید محصول خاص بکار گرفته می شود.

4) قراردادها: برای مثال به موجب قرارداد، یک قطعه خاص برای تولید محصول خاص قابل استفاده باشد. مثلا چیپ پنتیوم برای کامپیوتر IBM.

5) موضوع هزینه: برای مثال طبقه بندی هزینه ها به موضوع هزینه منتخب بستگی دارد. مثلا حقوق سرپرست دایره مونتاژ برای آن دایره، هزینه مستقیم ولی در رابطه با خودروی تولیدی درآن واحد، غیرمستقیم محسوب می شود.

عوامل مهم در کاهش هزینه ها 

1) تنها به فعالیت هایی که ارزش افزوده ایجاد می کند بپردازد. یعنی فعالیت هایی که به زعم مشتری، موجب افزایش ارزش خدمات و محصولاتی می شود که خریداری می کند.

2) به هنگام انجام فعالیت هایی که موجب افزایش ارزش می شوند از عوامل هزینه به گونه ای کارا استفاده شود. یعنی هزینه های دارای ارزش افزوده به حداقل می رسد و هزینه های فاقد ارزش افزوده باید حذف شود.

عامل هزینه

هزینه ای که در مجموع به نسبت تغییر درعامل هزینه تغییر میکند. برای مثال اگر به رستوران برویم وقتی که 5 نفر باشیم با وقتی که 1 نفر باشیم، هزینه تقریبا 5 برابر می شود.

هزینه ثابت

هزینه ای که با وجود تغییر درعامل هزینه، ثابت باقی می ماند. برای مثال اگر یک اتاق 3 نفره اجاره کنیم چه 1 نفر باشیم و چه 3 نفر، هزینه یکسان است. البته اگر ظرفیت اتاق 3 نفر باشد ولی 4 نفر باشیم، مجبوریم 2 اتاق اجاره کنیم. بنابراین باید از یک عنوان استفاده شود و آن مبحث دامنه مربوط است.

دامنه مربوط

دامنه ای که درآن محدوده رابطه ای خاص بین هزینه و عامل هزینه برقرار است و مثلا برای 1 تا 1000 کیلو محصول باید یک وانت و برای از 1001 تا 2000 کیلو باید دو وانت استفاده شود. یعنی تحقق هزینه های یک وانت در محدوده 1 تا 1000 کیلو انجام می شود و هزینه دو وانت در محدوده 1 تا 2000 کیلو انجام می شود.

مخزن هزینه

به گروهی از اقلام هزینه، مخزن هزینه گویند. مخزن هزینه می تواند گسترده باشد و یا بسیار محدود. برای مثال هزینه استفاده از یک خودرو که مورد استفاده فروشنده شرکت است.

مبنای تخصیص هزینه 

عاملی که برای تعیین ارتباط منظم هزینه های غیرمستقیم با موضوع هزینه به عنوان مخزن هزینه مشترک درنظر گرفته می شود، را مبنای تخصیص گویند. نمونه ای از مبنای مالی، دستمزد مستقیم است و نمونه ای از مبنای غیرمالی، هزینه مربوط به مسافت طی شده برحسب کیلومتر است.

مدیریت استراتژیک

هر شرکتی برای رسیدن به اهداف خود بایستی یک استراتژی و سیاست برای رسیدن به رسالت خود در پیش گیرد. شرکت ها با استفاده از ابتکارات در استراتژی وسایر روش های مدیریتی می کوشند از مزیت های رقابتی برخوردار شوند و موفقت خود را روز افزون نمایند. برای مثال آزاد شدن تجارت در سطح جهانی می تواند شرکت ها را به سمت استراتژی های تهاجمی برای رشد در سطح جهانی سوق دهد.

- در محیط کسب و کار امروز، تهیه و استفاده از اطلاعات به ویژه اطلاعات مدیریت هزینه، یک عامل مهم و سرنوشت ساز شناخته شده است. امروزه نقش اطلاعات مدیریت هزینه، گسترش یافته و دامنه آن به همه وظایف مدیریت کشیده شده است.

- اطلاعات مدیریت هزینه، اصطلاح یا عبارتی است که مفهومی گسترده دارد. یعنی از اطلاعاتی که مدیر به آن نیاز دارد تا بتواند بریک شرکت یا یک سازمان، مدیریتی اثربخش اعمال نماید و شامل اطلاعات مالی در مورد درآمدها و هزینه و اطلاعات اثرگذار غیرمالی درباره بهره وری کیفیت و سایر عوامل سرنوشت ساز موفقیت برای شرکت می شود.

- نکته بسیار مهم اینجاست که اگر فقط اطلاعات مالی در دست باشد، می تواند در بازار رقابت، موجب گمراهی شود زیرا این اطلاعات دارای زاویه دید کوتاه مدت است. برای موفقیت در صحنه رقابت، باید به عوامل بلندمدت، توجه شود مانند پیشرفت در تولید محصولات، کیفیت محصول و وفادار ماندن مشتری.

- وقتی فقط به اطلاعات مالی تاکید شود، مدیر درصدد بر می آید هزینه ها را به شدت کاهش دهد و درنتیجه به استانداردهای مربوط به کیفیت توجه نمی شود یا حتی آنها را نادیده می گیرد که این اشتباه بزرگ باعث از دست دادن مشتریان وسهم بازار در بلند مدت خواهدشد. بنابراین اطلاعات مدیریت هزینه باید برپایه هردوی اطلاعات مالی و غیرمالی و همچنین اطلاعات کوتاه مدت و بلند مدت باشد، یعنی همان چیزهایی که شرکت ها برای کسب موفقیت، در صحنه رقابت به آنها نیاز دارند.

- معاون مالی (مدیرمالی) شرکت مسئول امور مالی میباشد. خزانه دار مشئول حفظ رابطه با سرمایه گذاران و بستانکاران می باشد و کنترلر یا همان رئیس حسابداری مسئول اطلاعات هزینه است و گزارش کار خود را به معاون مالی شرکت می دهد. از دیگر وظایف وی، تهیه گزارشات مالی، حفظ سیستم مالی شرکت و سایر وظیفه های گزارشگری می باشد. حسابدار مدیریت، اطلاعات هزینه را تهیه و به مدیران ارائه می نماید.

- وظیفه گزارشگری مالی برعکس وظیفه مدیریت هزینه، شامل تهیه صورت های مالی برای استفاده کننده خارجی مانند سرمایه گذاران و تدوین کنندگان مقررات (نهادهای دولتی) می شود. برای تهیه اطلاعات مورد نیاز مدیریت هزینه، نیاز به رعایت مقررات خاص نمی باشد، اما برای تهیه گزارشات مالی باید مقررات خاصی را رعایت کرد. برای اینکه اطلاعات سودمند و به هنگام باشد باید نوعی مصالحه و بده و بستان بین واحدهای گزارشگر انجام شود.

- واحدمالی وظیفه دارد، سیستم گزارشگری مالی و سیستم مربوطه مانند حقوق و دستمزد و تکمیل اظهارنامه های مالیاتی را ارائه دهد. حسابدار مدیریت وظیفه دارد اطلاعات مربوط به هزینه ها را برای رئیس حسابداری و سایر مدیران تهیه کند تا آنان با استفاده از این اطلاعات بتوانند بر شرکت مدیریت نمایند و در صحنه رقابت موفق تر شوند. اطلاعات مربوط به هریک از چهار وظیفه اصلی مدیریت می شود که عبارتند از:

1) مدیریت استراتژیک: در اجرای این نوع مدیریت، مهم ترین وطیفه عبارت است از تعیین و تقویت موضع پایدار رقابتی، تا شرکت بتواند با استفاده از مزیت رقابتی موفقیت مستمر خود را تضمین نماید.

یک استراتژی عبارت است از مجموعه ای از اهداف و برنامه های خاص، که اگر به اجرا درآیند، شرکت به مزیت رقابتی مطلوب دست می یابد. مدیریت استراتژیک شامل شناسایی و اجرای این اهداف و برنامه های عملی می شود.

یک مدیر برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک معقول در مورد نوع محصول، روش های تولید، شیوه های بازاریابی، کانال ها و سایر مسائل بلند مدت نیاز به اطلاعات در مورد هزینه ها دارد.

2) برنامه ریزی و تصمیم گیری:پس از مدیریت استراتژی، مسئولیت برنامه ریزی و تصمیم گیری برعهده مدیریت قرار می گیرد و آنها شامل؛ بودجه بندی و برنامه ریزی سود، مدیریت برجریان نقدی و سایر تصمیمات مربوط به عملیات شرکت می شوند مانند تصمیم گیری مربوط به اجاره کردن یا خرید یک واحد تولیدی، تعمیر یا جایگزین کردن یک قطعه یا ماشین آلات، تصمیم گیری در مورد تغییر  در برنامه بازاریابی و سرانجام تصمیم گیری در مورد تولید و عرضه یک محصول جدید.

- برای مدیریت هزینه به اطلاعات نیاز می باشد تا بتوان در مورد فعالیت های جاری، از نظر جایگزین کردن ماشین آلات، مدیریت بر جریان های نقدی، بودجه بندی، خرید مواد اولیه، تهیه جدول تولید و قیمت گذاری، تصمیمات لازم اتخاذ شود.

3) مدیریت و کنترل عملیات:این حوزه از 2 بخش تشکیل می شود که عبارتند از:

الف) کنترل عملیات، زمانی اعمال می شود که مدیران میانی بر فعالیت های مدیران سطوح مختلف عملیات و کارکنان نظارت می نمایند.

ب) کنترل مدیریت، یعنی ارزیابی مدیران رده میانی به وسیله مدیران سطوح بالاتر.

- اطلاعات مدیریت هزینه، بدان سبب باید ارائه شود که بتوان برای شناسایی عملیات ناکارآمد یا دادن پاداش لازم و حمایت از اثربخش ترین مدیران، دارای یک پایگاه معقول و اثربخش شد.

4) تهیه صورت های مالی: مدیران برای انجام 3 وظیفه دیگر خود از اطلاعات ارائه شده در صورت های مالی استفاده می کنند زیرا اغلب این اطلاعات بخش مهمی از برنامه ریزی، تصمیم گیری، کنترل و مدیریت استراتژیک را تشکیل می دهند.

- برای اینکه بتوان موجودی کالا و سایر دارایی ها را طبق مقررات خاص ثبت و گزارش نمود و همچنین بتوان گزارشات مالی را تهیه و ارائه نمود، باید اطلاعات دقیق در دست باشد تا بتوان یک سیستم حسابداری دقیق ارائه نمود.

 استراتژی و مدیریت هزینه ها

برای موفقیت شرکت یا سازمان، مدیریت استراتژیک اثربخش، دارای اهمیت زیادی می باشد. از عواملی که باعث شده مدیریت هزینه اهمیت بیشتری پیدا نماید، فشار های فزاینده رقابت جهانی، نوآوری های فناوری و تغییرات در فرآیند کسب و کار می باشد. این عوامل باعث شده مدیریت هزینه نسبت به هر زمان دیگری در گذشته پویایی بیشتری داشته باشد و مدیر از دیدگاه رقابتی بیندیشد واین شیوه اندیشه نیاز به یک استراتژی دارد.

- اندیشه استراتژیک، مستلزم این است که مدیر همواره در انتظار تغییرات باشد. محصولات و فرآیند تولید به گونه ای طرح ریزی شوند که شرکت بتواند خود را با تغییرات مورد انتظار در تقاضای مشتریان سازگار نماید. بنابراین انعطاف پذیری اهمیت بسیار بالایی دارد.

- شیوه های نوین مدیریت در تجارت الکترونیک، سرعت بازار و تغییر در فرآیند تولید ایجاب می کند که سازمان بتواند به سرعت خود را تغییر دهد. چرخه زندگی محصول از زمان تولید و عرضه آن تا خروج از بازار، روز به روز کوتاه تر می شود. موفقیت در روزها یا ماه های گذشته نمی تواند شاخصی از موفقیت نهایی باشد. مدیر برای ایجاد نیروی محرکه، بایستی با استفاده از شیشه جلو و نه تنها با نگاه در آیینه بغل خودرو بکوشد تا شرکت یا موسسه را پیشتاز نماید.

- همچنین دیدگاه استراتژیک، نیاز به اندیشه خلاق و یکپارچه دارد. بدین معنا که توانایی در شناخت و حل مسائل از دیدگاه واحدهای مختلف سازمانی، شرکت باید همزمان ترکیبی از مهارت های مختلف متعلق به همه واحدهای سازمانی را بکار گیرد و توجه شرکت معطوف تامین نیازهای مشتریان می شود. همه منابع شرکت، متعلق به همه واحدهای سازمانی باید در راستای تامین هدف مورد نظر تجهیز شوند.

- در سال های کنونی در محیط کسب وکار تغییراتیی صورت گرفته و باعث تغییرات عمده در شیوه عملکرد مدیریت هزینه شده است. این تغییرات عبارتند از:

1) افزایش در رقابت جهانی:رقابت روز افزون محیط تجارت جهانی به این معنی است که شرکت ها درصحنه رقابت شدید به اطلاعات در زمینه هزینه ها و بهای تمام شده اقلام نیاز دارند و برای داشتن فعالیت و رقابت به شیوه ای اثربخش، به اطلاعات مالی و غیرمالی نیاز دارند.

2) پیشرفت در فناوری های تولید:برای آنکه شرکت ها بتوانند در صحنه رقابت روز افزون جهانی در صحنه باقی بماند ناگزیرند از فناوری های نوین تولید استفاده کنند، ازقبیل: 

روش نگهداری موجودی کالا (JIT) که برای کاهش دادن هزینه ها و ضایعات مربوط به نگهداری حجم عظیمی از مواد اولیه و کالاهای ساخته نشده بکار می رود.

روش سریع تر از بازار، که برای دریافت سفارش های خاص از مشتریان بکار می رود، که با این روش، شرکت ها می توانند محصولات و خدمات را سریع تر از شرکت های رقیب عرضه نمایند و بنابراین در صحنه رقابت، حرف آخر را می زند.در روش انعطاف پذیر، هدف کاهش دادن زمان تنظیم و راه اندازی دستگاه ها برای ایجاد تغییرات در تولید می باشد.

3) پیشرفت در فناوری اطلاعات مانند اینترنت و بازرگانی الکترونیک: شاید در سای های اخیر، اساسی ترین تغییر رخ داده در سازمان ها و موسسه ها، کاربرد زیاد فناوری اطلاعات، اینترنت و بازرگانی الکترونیک می باشد. با این کار توانسته اند مدت زمان مورد نیاز برای انجام معاملات را کاهش دهند و از سوی دیگر، اطلاعات مربوط به درون شرکت، صنعت و محیط کسب و کار را در سراسر دنیا با سرعت بیشتری در اختیار مدیران قرار دهند.

4) توجه و تمرکز بیشتر به مشتریان و سلیقه آنها: در سال های گذشته معمولا موفقیت شرکت های دراین بوده که توجه خود را معطوف تعداد انگشت شماره محصول می نمودند که دارای ویزگی های محدود بودندو شرکت ها در این راه با استفاده از خط های مونتاژ الکترونیکی، می کوشیدند محصولات را برای دوره های زمانی بلندمدت، با کاهش دادن هزینه ها و تولید انبوه به بازار عرضه نمایند. لیکن در زمان کنونی برموضوع رضایت مشتری تاکید می شود. ایجاد ارزش برای مشتریان باعث شده دیدگاه های مدیران تغییر نماید، زیرا در گذشته به کاهش دادن هزینه ها و حجم زیاد تولید توجه می شد اما در زمان کنونی به کیفیت، خدمات پس از فروش، تحویل به موقع و نشان دادن واکنش در برابر خواست های مشتریان توجه می شود. حتی شیوه مدیریت بر هزینه ها درحال تغییر می باشد. گزارشات ارائه شده بوسیله مدیریت در مورد هزینه ها شامل شاخص های خاصی برای اندازه گیری میزان رضایت مشتریان و اولویت های مشتریان می باشد.

5) شکل های جدید از ساختار مدیریت:در واکنش به تغییرات در بازاریابی و تولید، ساختار مدیریت نیز تغییر کرده است و به سبب تاکید بر رضایت مشتری و ارزش مورد نظر مشتری، به جای تاکید بر معیارهای سنجش عملکرد از دیدگاه مالی و سود، شرکت ها به معیار های غیرمالی و مربوط به مشتری ها توجه بیشتری می نمایند، مانند کیفیت محصول، زمان تحویل کالاهای فروش رفته و ارائه خدمات پس از فروش. بنابراین شکل جدیدی از ساختار انعطاف پذیرتر، جایگزین سلسله مراتب کنترل در سازمان شده که مستلزم کارگروهی و همکاری بین واحدهای سازمانی می شود.

6) تغییر در محیط اجتماعی، سیاسی و فرهنگی سازمان ها: علاوه بر تغییرات رخ داده در محیط سازمان ها، در عوامل اجتماعی و سیاسی و فرهنگی نیز تغییراتی رخ داده و بر سازمان ها اثر گذاشته است. اگرچه ماهیت و گسترده این تغییرات در کشورهای مختلف، متفاوت است. اما معمولا آنها شامل تغییرات زیر می شوند:

نیروی کار متشکل از قومیت ها نژادهای مختلف

توجه دوباره به مسئولیت های مدیران و کارکنان

از دیدگاه اصول اخلاقی و سرانجام حذف بسیاری از مقررات در شرکت ها

- محیط جدید سازمانی ایجاب می کند که شرکت ها انعطاف پذیرتر و با عوامل محیط سازگارتر باشند وشرکت ها مسئولیت های بیشتری را به نیروهای کاری بدهند که دارای تخصص و مهارت بسیار بالاتری هستند، گذشته از اینکه به سبب این تغییرات شرکت ها باید به عواملی توجه کنند که در خارج از محیط تولید یا ارائه خدمت به مصرف کننده نهایی قرار دارند. بعنی باید به یک جامعه جهانی که مصرف کنندگان در آن زندگی می کنند، توجه شود.

هزینه ارزش افزوده

هزینه ای که مشتری حاضر است به خاطر آن پولی اضافی پرداخت نماید. برای مثال وقتی شیشه عقب خودرو برقی شود، چندین برابر هزینه ای که انجام شده به ارزش خودرو اضافه می شود.

کم نمایی هزینه

دراین حالت برای تولید یک قلم محصول، منابع زیادی به مصرف می رسد، ولی به اشتباه بهای تمام شده آن به مبلغ نسبتا کمی محاسبه و گزارش می شود و در نتیجه با افزایش فروش، با کاهش شدید سود مواجه می شویم.

بیش نمایی هزینه

دراین حالت برای تولید یک قلم محصول منابع چندان زیادی به مصرف نمی رسد ولی بهای تمام شده آن به مبلغ نسبتا بالاتری محاسبه و گزارش می شود. در نتیجه تاکید بر فروش کاهش می یابد و حضور در صحنه رقابت از دست می رود.

یارانه متقابل هزینه محصول

اگر درمحاسبه بهای تمام شده یک قلم محصول، مرتکب اشتباه شویم یا چند محصول را به قیمت میانگین آنها بیان کنیم، بهای تمام شده سایر محصولات به صورتی نادرست محاسبه می شود وبرخی بیش نمایی و برخی کم نمایی هزینه می شود. یعنی یک هزینه بدون توجه به میزان مصرف منابع توسط استفاده کنندگان یا محصولات مختلف، به طور یکنواخت و بر اساس میانگین بین آنها تسهیم می شود.

کالای عمومی

برخی سازمان ها کالا یا خدماتی ارائه می دهند که بین مبلغ پرداختی و خدمات ارائه شئه هیچ رابطه مستقیمی وجود ندارد. برای این خدمات هیچ بازار خاص و ویژه ای وجود ندارد و برای مصرف مشتری منحصر به فرد ارائه نمی شود. مانند خدمات نیروی انتظامی و سازمان های آتش نشانی، آب آشامیدنی درون لوله آب شهری.

- صورت های مالی ارائه شده توسط موسسه ها نیز یک کالای عمومی می باشد که هزینه تولید آن را سهامدار پرداخته اما همه از آن استفاده می کنند. مانند وام دهندگان به موسسه، مشتریان موسسه، فروشندگان مواد به موسسه و موسسه های دولتی.

تعریف فعالیت و مخزن و عامل هزینه

فعالیت: عبارتست از یک رویداد، کار یا واحدی از کار که دارای هدفی ویژه می باشد. یک فعالیت عبارتست از یک کار تخصصی یا اقدامی که در جریان تولید به عمل می آید که می تواند به صورت یک عمل منحصر به فرد یا مجموعه ای از چندین عمل در جریان تولید باشد. برای مثال حمل کالا از واحد 1 به واحد2، یک فعالیت است که احتمالا فقط نیاز به یک عمل دارد، ولی تعمیر و تنظیم سیستم خطوط تولید، یک فعالیت است که مستلزم انجام دادن چندین عمل می شود.

منبع (مخزن): عبارت است از یک عامل اقتصادی مورد نیاز یا آنچه در فعالیت ها به مصرف می رسند. مانند کل هزینه های غیرمستقیم تولید، کل هزینه تدارکات، حقوق مدیران تولید، هزینه های بازاریابی، هزینه دایره محاسبه دستمزدها. به طور کلی گروهی از اقلام که در یک مجموعه قرارگیرند را مخزن هزینه می نامند.

مخزن همگن: مخزنی است که همه هزینه ها درآن، رابطه علت و معلولی با کسب منافع یکسان با مبنای تخصیص هزینه دارند. اگر یک مخزن همگن را به چند مخزن فرعی تقسیم کنیم و براساس مخازن فرعی جدید هزینه ها را تخصیص دهیم، در مقایسه با استفاده از مخزن همگن، تفاوت با اهمیتی در تخصیص هزینه ایجاد نمی شود. مثلا می توان هزینه بازاریابی را متناسب با نوع تبلیغ و هزینه مصرفی بین محصولات تخصیص داد. برای مثال اگر محصول الف دو برابر محصولات دیگر هزینه تبلیغات دارد باید به همان نسبت از هزینه تبلیغات، سهم ببرد.

عامل هزینه

عبارتست از عاملی که باعث تغییر هزینه یک فعالیت می شود. مقدار محاسبه شده عامل هزینه می تواند مبنای بسیار خوبی برای تخصیص دادن هزینه منابع به فعالیت ها یا تخصیص دادن هزینه فعالیت ها به عوامل هزینه باشد، مانند ساعات کار ماشین، ساعات کار کارگر، تعداد کارگر، مساحت زیربنای تولید، تعداد قطعه تولیدی.

عامل هزینه می تواند به صورت یک عامل هزینه مصرف منابع یا مصرف فعالیت باشد:

عامل هزینه مصرف منابع: معیاری از مقدار منابع است که بوسیله یک فعالیت به مصرف می رسند. یعنی هزینه های منابع به مصرف رسیده توسط فعالیت. نمونه آن عبارتند از هزینه برق مصرفی ماشین آلات که بر حسب ساعت کار ماشین، تسهیم می شود.

با استفاده از یک عامل هزینه مصرف فعالیت، می توان مبلغ مربوط به فعالیت انجام شده برای یک موضوع هزینه را محاسبه کرد.نمونه هایی از عامل هزینه مصرف عبارتند از:

ساعت ماشین در تولید یک واحد محصول

تعداد بسته های مورد استفاده برای تولید یک محصول