بودجه عبارت است از برنامه عمل و اقدام سازمان در یک دوره خاص که بر حسب مقادیر مالی و غیرمالی ارائه می شود. در بودجه منابع و تعهدات لازم برای دستیابی به اهداف سازمان مربوط به یک دوره مشخص، معین می شود. بودجه در برگیرنده جنبه های مالی و غیرمالی عملیات برنامه ریزی شده است. بودجه برای یک دوره از سویی دستورالعمل برای عملیات و از سوی دیگر پیش بینی نتیجه های عملیاتی مربوط به دوره بودجه بندی شده است. فرآیند تدوین بودجه را، بودجه بندی گویند.
- بودجه یک برنامه عملیاتی است و در زمینه های زیر نقشی بسیار مهم ایفا می نماید:
- تخصیص منابع
- هماهنگ سازی عملیات
- شناسایی گلوگاه ها و محدودیت ها
- آگاه ساختن دیگران از نتیجه ها و اقدامات مورد انتظار
- ایجاد انگیزه و رهنمودی برای کنترل بر عملیات
- مدیریت بر جریان های نقدی و شاخص و معیاری برای ارزیابی عملکردها
بودجه بیان رسمی یک برنامه عمل برای آینده می باشد. اغلب مبالغ تعیین شده در بودجه به معنی مجوزی برای نوع فعالیت است و از سوی دیگر سقف هزینه ها را هم مشخص می کند.
استراتژی شرکت یا موسسه، مسیر یا راهی می باشد که شرکت یا موسسه آن را انتخاب می نماید تا به اهداف بلند مدت یا ماموریت و رسالت خود دست یابد و نقطه آغازیست برای تهیه برنامه ها و بودجه شرکت و موسسه.
برنامه ریزی: کلیه مراحل بودجه بندی را از نقطه شروع تا برآورد درآمدها و هزینه ها در بر گرفته و قبل از شروع دوره مالی انجام می شود.
کنترل: در پایان دوره مالی و بعد از فراهم شدن اطلاعات واقعی، کنترل از طریق مقایسه ارقام واقعی با ارقام پیش بینی شده صورت می پذیرد، تا میزان انحرافات محاسبه گردد.
این فرآیند می تواند به صورت یک فرآیند ساده غیر رسمی برای شرکت های کوچک، باشد که فقط به چند روز یا چند هفته می شود و یا به صورت روشی بسیار گسترده و ماهرانه باشد که شرکت های بزرگ یا نهادهای دولتی به اجرا در می آورند که مرحله تصویب آن، چندین ماه طول می کشد. به طور معمول این فرآیند شامل تعیین کمیته بودجه، تعیین دوره بودجه، تهیه رهنمود بودجه، تهیه پیشنهادهای اولیه برای بودجه، مذاکره یا چانه زدن در مورد بودجه، بازبینی و تصویب خواهد بود، سرانجام مستلزم بازبینی و تجدید نظر در بودجه می شود.
کمیته بودجه برهمه مفاد بودجه نظارت دارد و اغلب بالاترین مقام سازمانی است. وظایف این کمیته به شرح زیر می باشد:
این کمیته اهداف کلی بودجه مربوط به همه واحدهای سازمانی را تعیین و تصویب می نماید.
فرآیند بودجه نویسی را هماهنگ می نماید و مسیر آنرا تعیین می کند.
اختلاف نظر ها و تعارض های ایجاد شده در دوره بودجه بندی رابرطرف می کند.
بودجه نهایی را تصویب می کند. در طول سال بر عملیات نظارت می نماید.
در پایان دوره نتیجه های عملیاتی را مورد بازبینی یا بررسی قرار می دهد.
در طول سال، در اقلام عمده بودجه تجدید نظر و موارد مربوطه را تصویب می نماید.
بودجه به طور معمول برای یک دوره زمانی مشخص (یک سال)، تهیه می گردد و برحسب فعالیت های 3 ماهه یا ماهانه تخصیص می یابد، اگرچه دوره زمانی بودجه می تواند چند ساله باشد. معمولا سال بودجه ای با سال مالی تطبیق دارد. با این کار می توان بودجه های سالانه را باهم مقایسه نمود و نتیجه های عملیات واقعی را با مبالغ بودجه بندی شده تطبیق داد. هر بودجه می تواند دوره های مختلفی از زمان را در برگیرد اما معمولا دوره یکساله است.
- اخیرا بسیاری از شرکت ها بودجه شناور یا مستمر تهیه می کنند. یک بودجه شناور عبارت است از یک سیستم بودجه که برای چندین ماه یا چند سه ماهه سال یا برای یک سال بودجه تعیین می شود و با پایان یافتن هر دوره در بودجه جامع تجدید نظر می شود. البته برمبنای اطلاعات کسب شده و برای ماه یا سه ماهه جدید، مقدار بودجه اصلاح می شود.
پیشرفت های فناوری اطلاعات و در دسترس بودن نرم افزارهای برنامه ریزی و بودجه بندی می تواند فرآیند به روز کردن یا تجدید نظر در بودجه شناور را تسهیل نماید و در نتیجه تعداد زیادی از سازمان ها از بودجه مستمر استفاده می کنند.
- بودجه مستمر علاوه بر اینکه برای همه زمان های مندرج در بودجه دارای یک دوره مشخص است، مزیت های دیگری را هم دارد. مدیران با استفاده از این نوع بودجه می توانند به صورت دائم دوره باقیمانده عملیات بودجه بندی شده را مورد بررسی دقیق قرار دهند و عملیات مربوط به آینده را هم بررسی کنند.
برنامه ریزی و بودجه بندی به صورت رویدادی نیست که سالی یکبار انجام شود، در مقایسه با شرکت هایی که از روش سنتی استفاده می نمایند دارای بودجه های به روزتر می باشند؛ زیرا اغلب بودجه بندی برای یک دوره سه ماهه یا ماهانه باعث می شود که در بودجه کنونی تجدید نظر شود.
- کمیته بودجه مسئول تهیه و ارائه دستور العمل بودجه می باشد که در آن شیوه به مصرف رسیدن بودجه واحدها مشخص می شود و کمیته بر تهیه این دستورالعمل نظارت می نماید. هر مرکز مسئول، برمبنای دستورالعمل بودجه یک پیش نویس بودجه تهیه می کند. گذشته براین هر واحد سازمانی باید هنگام تهیه پیش نویس بودجه یا همان بودجه پیشنهادی، به تعداد زیادی از عوامل داخلی توجه نماید. برخی از این عوامل عبارتند از:
- تغییر در ماشین آلات یا تجهیزات موجود
- بکارگیری روش های نوین تولید
- تغییر در ترکیب یا طرح محصول
- عرضه محصولات جدید
- تغییر در انتظارات یا فرآیندهای تولید سایر واحدهای مرتبط
- تغییر در سایر عوامل عملیاتی یا انتظارات و یا در فرآیند های عملیاتی سایر واحدهای سازمانی
الف) ضرورت برنامه ریزی: بودجه مدیریت را وادار به برنامه ریزی می کند.
ب) معیار ارزیابی عملکرد:بودجه برنامه شخصی را ارائه می دهد و چهارچوبی را برای ارزیابی فعالیت های انجام شده فراهم می نماید.
ج) بهبود هماهنگی و ارتباطات:بودجه ابزاری برای تبادل نظر و هماهنگی برنامه ها بین کلیه بخش های واحد تجاری است و موجب بهبود ارتباطات و هماهنگی بخش های مختلف واحد تجاری می شود.
هیچ بودجه ای به صورت سنگ نوشته می آید، پس از آغاز فعالیت ها شرایط خارجی یا عوامل داخلی، ایجاب می کند که در بودجه تجدیدنظر شود. شیوه های تجدیدنظر در بودجه در سازمان های مختلف متفاوت می باشد. پس از تصویب یک بودجه، سازمان اجازه دارد تحت شرایط خاصی در آن تجدید نظر نماید.
در مواردی هم برخی از شرکت ها با بکارگیری سیستم بودجه مستمر به صورت ماهانه یا سه ماهه در بودجه خود تجدیدنظر می نماید، زیرا همه رویدادهای مورد پیش بینی شده بدان گونه که پیش بینی شده اند نخواهند بود. زمانیکه مشخص شود رویدادهای واقعی با رویدادهای مورد انتظار تفاوت عمده دارند، اجرای بودجه طبق بندهای مشخص شده نمی تواند رفتاری مطلوب باشد.
تجدید نظر های منظم و دوره ای و کاربرد بودجه شناور می تواند به عنوان یک مزیت درآید. بودجه به روز شده این امکان را بوجود می آورد که بتوان دستورالعمل بهتری ارائه نمود. البته تجدیدنظر منظم در بودجه باعث خواهد شد که مسئولین هنگام تهیه بودجه از تمام توان خود استفاده ننمایند. سازمان باید این اطمینان را بدهد که بودجه در صورتی مورد بازبینی قرار خواهد گرفت که در شرایط تغییرات عمده حاصل شود و تغییرات ورای کنترل واحد سازمانی باشد.
1) بودجه از لحاظ علمی دقیق نبوده و همواره برخی قضاوت های شخصی درآن دخیل می باشد.
2) برخی برنامه های بودجه به دلیل عدم حمایت اجرایی مدیران، ممکن است با شکست مواجه شود.
3) از آنجا که فرآیند بودجه بندی نیاز به زمان دارد بنابراین با گذشت زمان ممکن است مدیران واحد تجاری علاقه خود را نسبت به بودجه از دست بدهند.
4) در بودجه بندی ممکن است مدیران احساس نمایند فاقد اختیارات لازم می باشند، بنابراین باعث نادیده گرفتن وظایف محوله به آنها می شود.
اکثر واحدهای تجاری بزرگ دارای مجموعه ای به نام کمیسیون بودجه هستند متشکل از مدیران ارشد دوایر مختلف از قبیل مدیر فروش، مدیر تولید، مدیر دایره خرید و مدیر امور مالی میباشد که وظایف آن به شرح زیر می باشد:
1) تصمیم گیری در مورد خط مشی کلی واحد تجاری
2) تهیه دستورالعمل بودجه
3) اطمینان از رعایت دستورالعمل بودجه توسط افرادی که بودجه را تهیه و تنظیم می نمایند
4) درخواست، دریافت، تجزیه و تحلیل بودجه های تهیه شده توسط بخش های مختلف
5) پیشنهاد تجدید نظر در بودجه های تهیه شده
6) تایید بودجه و ارائه آن به هیات مدیره جهت تصویب
بودجه مستمر که اغلب واحدهای تجاری از آن استفاده می کنند، بودجه ایست که همواره برای یک دوره زمانی خاص آتی در دسترس می باشد. یعنی پس از سپری شدن یک ماه، آن ماه از بودجه حذف شده و ارقام بودجه ای ماه جدیدی در آخر اضافه می گردد.بنابراین همواره یک بودجه دوازده ماهه در اختیار می باشد.
بیانگر انتظارات مدیریت درباره سود و زیان، جریان های نقدی و وضعیت مالی آتی واحدتجاری به صورت کمی است و در آن اثر عملیات و مخارج سرمایه ای بر وجوه نقد مورد تاکید قرار می گیرد و شامل بودجه های زیر می باشد:
- بودجه نقدی
- ترازنامه بودجه ای
- بودجه هزینه های فروش
- بودجه هزینه های اداری
- صورت سود زیان بودجه ای
بودجه جامع، برنامه های مالی و عملیاتی مدیریت برای یک دوره زمانی آتی می باشد که در قالب مجموعه ای از صورت های مالی تلخیص می شود و در برگیرنده کلیه عملیات و سطوح مدیریت واحد تجاری می باشد.
به عبارت دیگر بودجه جامع، معرف طرح های کلی واحد تجاری برای دستیابی به اهداف نهایی آن در دوره بودجه می باشد که انتظارات مدیریت را درباره درآمدها، هزینه ها، سود خالص، جریان نقدینگی و وضعیت مالی به صورت مقداری نمایش می دهد. بودجه جامع شامل بودجه عملیاتی و بودجه مالی است.
یک شرکت تولید یا بازرگانی از مجرای فروش به اهداف مورد نظر خود دست می یابد. بودجه فروش بیانگر مبلغ فروش مورد انتظار می باشد و از حاصلضرب مقدار فروش بودجه شده در بهای فروش بودجه شده هر واحد بدست می آید. این بودجه آغاز بودجه جامع و پایه بودجه عملیاتی است و دیگر بودجه ها تاحدود زیادی به آن بستگی دارند. بنابراین بودجه فروش را سنگ بنای کل بودجه جامع می دانند.
بودجه فروش از دو بخش حجم فروش پیش بینی شده و قیمت فروش بودجه بندی شده تشکیل می شود. پیش بینی نادرست از فروش، باعث می شود کل بودجه به صورت یک اقدام بیهوده درآید و می تواند هزینه های سنگینی بر شرکت و عرضه کنندگان مواد اولیه و قطعات، تحمیل کند.
اصولا در تهیه بودجه فروش، عوامل متعددی از قبیل وضعیت عمومی اقتصادی، سیاست های دولت، خط مشی قیمت گذاری، شرایط درونی صنعت، وضعیت شرکت در صنعت مورد نظر، واکنش های احتمالی رقبای تجاری، برنامه های بازاریابی، سطح سود مورد انتظار و … مورد توجه قرار می گیرد. اساس بودجه فروش بر تخمین حجم فروش است. بودجه فروش لازم است بر اساس ماهانه، نوع محصولات و حتی مناطق فروش و نوع مشتریان طبقه بندی گردد.
مثال) شرکت محمد به تولید و فروش دو نوع محصول به نام های الف و ب اشتغال دارد. اطلاعات زیر به منظور تهیه بودجه فروش آینده در دسترس می باشد. مطلوبست تهیه بودجه فروش.
محصول مقدار فروش مورد قیمت فروش بودجه ای موجودی مورد انتظار در موجودی مورد انتظار در
انتظار - واحد ریال اول سال - واحد پایان سال - واحد
الف 5000 1000 600 900
ب 1000 2000 500 700
پاسخ)
25/000/000 = 2000 * (10/000 + (1000 * 5000)) = بودجه ریالی فروش
پس از تعیین بودجه فروش، بودجه مقدار تولید از رابطه ی زیر حاصل می شود:
موجودی کالا ساخته شده برآورد شده اول دوره - موجودی کالا ساخته شده برآورد شده پایان دوره + بودجه مقداری فروش = بودجه مقدار تولید
بودجه مقدار تولید باید با بودجه فروش و سطح موجودی کالا پایان دوره هماهنگ باشد، عدم هماهنگی ممکن است باعث شود هنگام نیاز به محصولات، هیچگونه محصولی در دسترس نباشد و به هنگام عدم نیاز، محصولات زیادی در انبار موجود باشد.
مثال) با استفاده از اطلاعات مثال قبل، مطلوب است تهیه بودجه مقدار تولید.
پاسخ) بودجه مقداری تولید
شرح محصول الف محصول ب
تعداد فروش بودجه ای 500 واحد 10/000 واحد
+موجودی مورد انتظار در پایان سال 900 واحد 700 واحد
جمع واحد های مورد نیاز 5900 واحد 10/700 واحد
- موجودی مورد انتظار در اول سال (600) (500)
تعداد تولید بودجه شده 5300 10/200
بودجه هزینه تولید، مجموع بودجه های مواد مستقیم، دستمزد مستقیم و سربار ساخت است و پس از تصمیم گیری درباره تعداد محصولاتی که باید تولید شوند براساس بودجه مقدار تولید تهیه می شود:
شامل:
الف) بودجه مصرف مواد مستقیم:
این بودجه نمایش دهنده مقدار هزینه مواد مستقیم مورد انتظار برای تولید محصولات پیش بینی شده می باشد. بودجه مقدار مصرف مواد از حاصلضرب بودجه مقدار تولید در مصرف برآورد شده مواد مستقیم برای تولید یک واحد محصول و بودجه ریالی مصرف مواد از حاصلضرب بودجه مقدار مصرف مواد در هزینه برآورد شده یک واحد مواد مستقیم بدست می آید.
مثال) با استفاده از اطلاعات مثال قبل، با فرض اینکه برای تولید محصولات الف و ب از 3 نوع مواد اولیه 1،2،3 به شرح زیر استفاده شود، مطلوبست تهیه بودجه مصرف مواد.
نام مواد واحد بهای خرید مقدار مورد نیاز تولید مقدار مورد نیازتولید موجودی مورد موجوردی مورد
اولیه هرواحد برای تولید هرواحد برای تولید هر واحد مورد انتظار در مورد انتظار در
محصول الف محصول ب اول سال پایان سال
1 عدد 20 5 3 5000 9000
2 کیلو 30 4 5 9000 12000
3 متر 50 3 6 11000 10000
پاسخ)
بودجه مقدار مصرف
ماده (1) ماده (2) ماده (3)
نام تولید بودجه مقدار مورد نیاز تعداد کل مقدار مورد نیاز تعدادکل مقدار مورد نیاز تعداد کل
محصول شده
الف 5300 5 26/500 4 21/200 3 15/900
ب 10200 3 30/600 5 51/000 6 61/200
جمع 57/100 72/200 77/100
بودجه هزینه مصرف مواد
محصول الف محصول ب جمع مواد مصرفی
نام ماده بهای خرید مقدار فی هزینه مواد مقدار مورد هزینه مواد مقدار مواد هزینه مواد
هرواحد مورد نیاز مورد نیاز مورد نیاز مورد نیاز مورد نیاز مورد نیاز
(1) 20 26/500 20 530/000 30/600 612/000 57/100 1/142/000
(2) 30 21/200 30 636/000 51/000 1/530/000 72/200 2/166/000
(3) 50 15/900 50 795/000 61/200 3/060/000 77/100 3/855/000
جمع 1/961/000 5/202/000 7/163/000
ب) بودجه خرید مواد مستقیم:
تهیه این بودجه به واحد تجاری کمک می کند تا مواد اولیه مورد نیاز برای تولید از قبل مشخص باشد تا برنامه ریزی های لازم برای تهیه مواد صورت گیرد.
موجودی مواد مستقیم برآورد شده اول دوره - موجودی برآوردی مواد مستقیم پایان دوره + بودجه مقدار مصرف مواد مستقیم = بودجه خرید مواد مستقیم
مثال) با در نظر گرفتن اطلاعات مثال قبل، مطلوبست تهیه بودجه خرید مواد مستقیم.
پاسخ)
بودجه خرید مواد مستقیم
شرح ماده (1) ماده (2) ماده (3) جمع
مقدار مصرف بودجه ای 57/100 عدد 72/200 کیلو 77/100 متر
+موجودی مورد انتظار پایان سال 9000 12000 10000
جمع مقدار مورد نیاز 66/100 84/200 87/100
-موجودی مورد انتظار اول سال (5000) (9000) (11000)
مقدار خرید بودجه شده 61/100 75/200 76/100
*بهای خرید هرواحد 20 30 50
مبلغ خرید بودجه شده - ریال 1/222/000 2/256/000 3/805/000 7/283/000
برای تهیه بودجه دستمزد مستقیم ابتدا باید ساعات کار مستقیم بودجه شده را بدست اوریم. ساعات کار مستقیم بودجه شده از حاصل ضرب بودجه مقدار تولید در ساعات کار مستقیم برآورد شده برای تولید یک واحد محصول که معمولا توسط واحد مهندسی براساس زمان سنجی تولید می شود، و بودجه هزینه دستمزد مستقیم نیز از حاصل ضرب ساعات کار مستقیم بودجه شده در هزینه برآورد شده دستمزد مستقیم برای هر ساعت کار بدست می آید.
مثال) با در نظر گرفتن اطلاعات مثال قبل و با فرض اینکه ساعت کار مورد نیاز برای تولید محصولات مذکور و نرخ هر ساعت کار مستقیم به شرح زیر باشد، مطلوبست تهیه بودجه دستمزد مستقیم.
محصول ساعت کار مورد نیاز برای هر واحد نرخ دستمزد هر ساعت
الف 2 80
ب 3 100
پاسخ)
بودجه دستمزد مستقیم
محصول تعداد تولید ساعت کار لازم برای ساعت کار نرخ دستمزد هزینه دستمزد
بودجه شده تولید هر واحد بودجه شده هرساعت بودجه شده
الف 5300 2 10/600 80 848/000
ب 10200 3 30/600 100 3/060/000
جمع 3/908/000
برای اینکه برآوردهای قابل اطمینان تری از هزینه سربار به عمل آید، باید اقلام سربار به ثابت و متغیر تفکیک شوند. بودجه سربار متغیر ساخت از حاصلضرب مقدار تولید بودجه شده در نرخ پیش بینی متغیر برای هر واحد از عامل هزینه بدست می آید. مانند هزینه میزان کیلووات برق مصرفی برای کارخانه های بامصرف زیاد برق، سربار ثابت نیز باید به عنوان یک قلم هزینه برآورد شود مانند آبونمان برق یا هزینه استهلاک ساختمان تولید.
مثال) با در نظر گرفتن اطلاعات مثال های قبل وبا فرض اینکه سربار کارخانه براساس ساعت کار مستقیم و با نرخ هر ساعت 60 ریال جذب تولید شود. مطلوبست تهیه بودجه سربار ساخت.
پاسخ) بودجه سربار ساخت
محصول ساعت کار بودجه شده نرخ سربار هرساعت هزینه سربار بودجه شده
الف 10600 60 636/000
ب 30600 60 1/836/000
جمع 2/472/000
در اکثر واحدهای تجاری موجودی های کالا بخش عمده ای از دارایی های جاری آنها را تشکیل می دهد و در تصمیم گیری در مورد آن، یکی از وظایف مهم مدیریت اینگونه واحدها محسوب می شود. در ارتباط با میزان هریک از موجودی های مواد مستقیم، کالا در جریان ساخت و کالا ساخته شده، مدیریت واحدهای تجاری می بایست سطح مطلوب موجودی پایان دوره را تعیین نمایند.
مثال) با در نظر گرفتن اطلاعات مثال قبل مطلوبست:
1) محاسبه ی بهای تمام شده بودجه شده هر واحد محصول الف و ب
2) تهیه بودجه موجودی کالا ساخته شده اول و پایان دوره
پاسخ) 1)
شرح بهای تمام شده بودجه شده هر واحد محصول الف بهای تمام شده بودجه شده هر واحد محصول ب
مقدار/ساعت نرخ مبلغ مقدار/ساعت نرخ مبلغ
ماده (1) 5 20 100 3 20 60
ماده (2) 4 30 120 5 30 150
ماده (3) 3 50 150 6 50 300
دستمزد مستقیم 2 80 160 3 100 300
سربار ساخت 2 60 120 3 60 180
جمع 650 990
2)
بودجه موجودی کالا ساخته شده اول دوره بودجه موجودی کالا ساخته شده پایان دوره
محصول موجودی مورد بهای تمام مبلغ کل محصول موجودی مورد بهای تمام مبلغ کل
مورد انتظار شده مورد انتظار شده
در اول سال هر واحد در پایان سال هر واحد
الف 600 650 390/000 الف 900 650 585/000
ب 500 990 495/000 ب 700 990 639/000
جمع 885/000 جمع 1/278/000
.jpg)
