چرخه حسابداری

عملیات حسابداری، شامل یک سری مراحل پیاپی است که در هر دوره مالی تکرار می شوند و به مجموعه آنها چرخه حسابداری گفته می شود و شامل مراحل زیر است:

1)در طول دوره مالی:

1-1)جمع آوری اطلاعات مربوط به رویداد مالی

1-2) تجزیه و تحلیل رویداد های مالی و تنظیم سند حسابداری

1-3)ثبت رویداد های مالی در دفتر روزنامه

1-4) انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل

1-5)تهیه تراز آزمایشی

2)در پایان دوره مالی:

2-1)اصلاح و تعدیل حساب های مورد نیاز از طریق سند حسابداری مثل پیش پرداخت ها

2-2)تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده و تهیه کاربرگ

2-3) بستن حساب های موقت

2-4) تهیه صورت های مالی

2-5)تهیه تراز آزمایشی اختتامی

مفروضات بنیادی حسابداری

مفاهیم بنیادی که زیر بنای لازم برای حسابداری موسسات را فراهم می کند و مبنا و شالوده مفاهیم و اصول حسابداری است را مفروضات بنیادی حسابداری گویند که شامل موارد زیر می باشد:

1)فرض تفکیک شخصیت: در نظر گرفتن موجودیت مستقل و هویتی جدا برای موسسه، جدای هویت مالک یا مالکان آن از مفروضات بنیادی است. یعنی بین شخصیت حقیقی مالکان موسسه و شخصیت حقوقی موسسه، تفکیک باید قائل شد، یعنی اگر مالک موسسه از موسسه خود وجهی برای مصرف شخصی برداشت کند آن را در حساب برداشت (جاری شرکاء) ثبت و به عنوان یک شخص بیگانه با آن برخورد می شود و نه به عنوان هزینه ای برای شرکت یا موسسه.

2)فرض اندازه گیری بر حسب واحد پول (فرض پولی):ازآنجایی که پول وسیله مبادلات و مقیاس مشترک اندازه گیری ارزش در کلیه مبادلات اقتصادی است. معاملات و عملیات مالی بر حسب واحد پول به عنوان مقیاس اندازه گیری می شوند و گزارشات مالی بر حسب پول بیان می شوند برای مثال اگر گفته شود یک موسسه دارای یک آپارتمان 90 متری است اطلاعات مالی داده نشده بلکه باید قیمت آپارتمان گزارش شود که می تواند کم یا زیاد باشد.

3)فرض تداوم فعالیت: فرض می شود موسسه برای یک زمان قابل پیش بینی به فعالیت خود ادامه می دهد یعنی اینکه فعالیت های آن مستمر و ادامه دار است و قصد تعطیل یا انحلال ندارد.یعنی شرکت یا موسسه به فعالیت ادامه خواهد داد و تعهدات موسسه به موقع ایفا می شود و اگر موسسه تصمیم به انحلال گرفت به علت از بین رفتن این فرض، باید از روشهای حسابداری خاصی که متناسب با شرایط انحلال است، استفاده شود.

4)فرض دوره مالی: موسسات معمولاً برای مدت نامحدود تشکیل می شوند ولی برای اینکه مدیران موسسه و سهامداران و سرمایه گذاران بتوانند درباره ی امور موسسه تصمیم بگیرند به اطلاعات درباره وضعیت مالی و نتایج آن احتیاج دارند.اما نتایج عملیات یک موسسه تنها در پایان عمر آن یعنی زمانی که کلیه دارایی ها فروخته شود و بدهی ها تسویه گردد، می تواند به درستی تعیین شود.لذا برای فراهم کردن اطلاعات درباره ی نتایج عملیات و وضعیت مالی موسسه، عمر آن را به دوره های زمانی کوتاه و مساوی تقسیم می کنند که معمولاً یک ساله می باشد.

5)فرض تعهدی:باید هزینه ها را به محض تحمل و درآمد ها را به محض تحقق  شناسایی کرد حتی اگر وجه آن را پرداخت یا دریافت نکرده باشیم و به صورت تعهد و نسیه باشد. وقتی فروش نسیه داریم درآمد تحقق شده باید ثبت شود وقتی خدمات به صورت نقد یا نسیه ارائه می دهیم یا دریافت می کنیم درآمد و هزینه محقق شده باید ثبت شود. محاسبه هزینه استهلاک طبق این فرض است اگر چه وجهی پرداخت نشده است ولی از ارزش دارایی کاسته شده و باید هزینه آن ثبت شود.

روش های ثبت درآمد و هزینه

1)روش نقدی: درآمد و هزینه در موقع دریافت و پرداخت، شناسایی و ثبت می گردد یعنی دریافت ها را درآمد و پرداخت ها را هزینه درنظر می گیرند.(حسابداری دولتی در ایران از روش نقدی استفاده می کند)

2)روش تعهدی: درآمد ها به هنگام تحقق و هزینه ها در زمان وقوع و تحمل، شناسایی و در دفاتر ثبت می گردد هر چند وجه نقدی بابت آنها در آن زمان دریافت و پرداخت نشود.(استاندارد های حسابداری ایران این روش را توصیه کرده است)

اصول پذیرفته شده حسابداری(اصول استاندارد حسابداری)

به مبنا و قواعد و رهنمودهای حاکم برای اندازه گیری، ثبت و طبقه بندی و گزارش رویدادهای مالی، اصول حسابداری گویند مه عبارتند از:

1)اصل تحقق (اصل تحقق درآمد):فعل مالی یا رویدادهای مالی هر موسسه به محض وقوع باید شناسایی و ثبت شوند. اعم از اینکه بهای آن به صورت نقد دریافت شود یا خیر. درآمد وقتی می تواند شناسایی شود که دارای دو شرط زیر باشد:

الف)معامله ای صورت گرفته باشد

ب)درآمد قابل اندازه گیری باشد و وجه آن قابل وصول باشد

وقتی پیش دریافتی، دریافت شود شرط اول محقق شده اما شرط دوم محقق نشده لذا درآمد ثبت نمی شود وقتی شرط دوم محقق شد درآمد ثبت می شود.

2)اصل بهای تمام شده (اصل بهای تمام شده تاریخی، اصل ارزش تاریخی، اصل قیمت تمام شده دارایی):

فعالیت های مالی باید به قیمت تمام شده ای که نشان دهند ارزش متعارف آنها در زمان معامله در جامعه بوده شناسایی و ثبت شوند. طبق این اصل یک دارایی همواره به همان قیمت تمام شده باید در دفاتر و اسناد حسابداری، ثبت شده باشد با آنکه یک دارایی در طول سال های متمادی، افزایش یا کاهش بها دارد. البته عده ای بر این اصل ایراد گرفته اند و مسئله ارزش جاری را نیز مطرح می کنند که باید قیمت دارایی متناسب با تورم تغییر کند.

3)اصل تطابق هزینه (وضع هزینه های یک دوره از درآمد همان دوره، اصل تلخیص، اصل مقابله هزینه ها با درآمد ها):

باید تلاش کرد هزینه های کامل هردوره از درآمد کامل همان دوره کسر شود تا سود و زیان خالص، واقعی تر ارائه شود.برهمین اساس از حساب هزینه ثبت شده در دفاتر، هزینه ای که مربوط به سال بعد باشد باید به عنوان پیش پرداخت یا حساب ذخیره، از حساب های هزینه خارج شوند و بالعکس، اگر از درآمدهای ثبت شده رقمی مربوط به سال بعد باشد باید به عنوان پیش دریافت درآمد از حساب درآمد خارج شود و به دوره مالی بعد منتقل شود.

اگر درآمدی اتفاق افتاد ولی به علت عدم دریافت وجه یا به علل دیگر در دفاتر منعکس نشده باشد، باید شناسایی و دردفاتر ثبت گردد وبه همین شکل برای هزینه ها.برای مثال وقتی فروش و ایجاد بدهکاران در سال قبل باشد و سوخت مطالبات در امسال رخ دهد جهت رعایت این اصل، باید در هر سال، ذخیره سوخت ایجاد کرد که سوخت مطالبات هرسال، درهمان سال ثبت شود.

همچنین این اصل می گوید وقتی درآمدی شناسایی کردیم باید هزینه های مرتبط باآن درآمد که منجر به کسب درآمد شده اند را شناسایی کرد.حتی برخی حسابداران خبره معتقدند هزینه هایی مثل تبلیغات، تاسیس و قبل از بهره برداری، زیان ویژه یک دوره که اثر چند ساله دارند باید طی سال سرشکن شده و قسمت دوره جاری، جزء هزینه های دوره و بقیه به نام« هزینه های انتقالی به دوره آتی» به دوره های بعد منتقل شوند.

4)اصل افشاء حقایق: لازم است رویدادهای مالی به صورت حقیقی یا واقعی در دفاتر و اوراق حسابداری ثبت شده وسپس نتایج آنها در گزارشات مالی به شکل واقعی افشاء گردند.پس اگر صورت های مالی به شکل تلخیص شده ارائه شده باید جزییات ارقام مندرج در صورت های مالی در یادداشت های ضمیمه به طور واقعی فاش شود.

اصول محدودکننده حسابداری(قیود تعدیل کننده، میثاق های تعدیل کننده)

برای تعیین نحوه حسابداری، اصولی وجود دارد که در تعیین نوع و نحوه حسابداری تاثیر دارد:

1)اصل صرفه جویی: باید سیستم حسابداری با کمترین مخارج اطلاعات مالی را شناسایی و ثبت کند و درمواقع مناسب اطلاعات مالی را به استفاده کنندگان ارائه دهد.برای مثال روش استفاده از حساب های دائمی در موسسات تجاری زمانی عملی است که برای موسسه به صرفه باشد.لذا در سوپر مارکت ها ازاین روش استفاده نمی شود و از روش کم خرج تر ثبت در حساب های موقت(ادواری) استفاده می شود.

2)اصل اهمیت: براساس اصل اهمیت، ارائه اطلاعات مالی با رعایت اهمیت آنها باید صورت پذیرد مبالغ با اهمیت توسط مدیریت موسسه تعیین می شود.اصل اهمیت به معنی حذف اقلام بی اهمیت نیست بلکه عامل محدود کننده بوده و جایگاه اقلام در صورت حساب های مالی را تعیین می کند.برای مثال در یک موسسه، خرید کیف دستی، برای کارکنانی که استفاده از کیف برای آنها ضرورت دارد به عنوان یک دارایی ثبت می شود ولی موسسه دیگر ممکن است آن را به عنوان هزینه ملزومات و جزء اقلام بی اهمیت ثبت نماید.

در موسسه اول یک دارایی (وجه نقد) به یک دارایی دیگر تبدیل شده ولی در موسسه دوم سود ویژه کمتر خواهد شد، چون هزینه افزایش یافته است.یا در مثالی دیگر خرید چند عدد مداد تراش با آنکه جزء دارایی هاست و آخر دوره باید تعدیل شود ولی از همان ابتدا می توان در هزینه ملزومات اداری ثبت کرد، چون اهمیت ندارد و اثر گمراه کننده بر صورت های مالی ندارد.

در حسابداری و حسابرسی، اهمیت کیفیتی آستانه ای دارد یعنی قبل از انجام هرکار در حسابداری و حسابرسی باید بررسی شود آیا ارزش انجام شدن دارد یا خیر؟ و سپس انجام شود .برای مثال برای ملزومات اداری ازجمله خودکار، ارزش ندارد کارت اموال نگهداری شود چون با وجود صرف وقت و هزینه برای نگهداری کارت اموال، اطلاعات جدید یا مفیدی در نگهداری کارت اموال برای یک خودکار ایجاد نمی کند.(کارت اموال، فرمی است که در آن مشخصات اموال از جمله مبلغ خرید، تعداد، عمر مفید و میزان استهلاک سالانه و محل نگهداری اموال، ثبت می شود)

3)اصل نوع حرفه(نوع صنعت):نوع کار فیزیکی موسسه نیز یکی از اصول محدودکننده در جهت تعیین نحوه حسابداری است زیرا نحوه حسابداری و با سیستم حسابداری تابعی از نوع حرفه یا کار شرکت است برای مثال حساب هایی که دریک موسسه خدماتی و یک موسسه تجاری به کار می رود کمی متفاوت است.

4)اصل محافطه کاری (احتیاط):باید شناسایی و ثبت اطلاعات مالی و ارائه اطلاعات مالی به نحوی انحام شود که دارایی ها و سود به کمترین بهای واقعی و بدهی ها و زیان به بیشترین بهای واقعی انعکاس یابد.برای مثال محاسبه ذخیره مطالبات مشکوک الوصول باعث می شود سود یا زیان به صورت منطقی تر تعدیل شوند یا برای موجودی کالا با انتخاب قیمت بهای تمام شده و بهای بازار هر کدام کمتر باشد(اقل قیمت بهای تمام شده و بهای بازار) باعث می شود که سود غیرواقعی در دفاتر منعکس نشود.

5)اصل ثبات رویه: در تنظیم سیستم حسابداری باید رویه به کار گرفته شده در طی دوره های مالی به صورت یکسان و یکنواخت رعایت شود.انتخاب بهترین و مناسب ترین روش باید از ابتدا صورت گیرد و در دوره های بعدی نیز رعایت شود.تغییر روش به صورت میل شخصی و سلیقه ای و غیر منطقی، ممنوع است. برای مثال در موسسه مواد غذایی، انتخاب روش FIFO (فایفو) در موجودی گرفتن، ضروری است ولی اگر موسسه به لوازم خانگی تغییر کرد می تواند و منطقی است که از روش LIFO(لایفو) برای موجودی گرفتن استفاده کند.

6)اصل فزونی منافع بر مخارج:در تهیه گزارشات مالی با رعایت اصول حسابداری، باید اعمالی انجام دهیم که منافعی مه استخراج می شود بیش از مخارج انجام آن باشد و اگر نتایج حاصله از گزارشات، کمتر از مخارج آن است آن روش ها را اعمال ننماییم.